Número 2. Julio 2011.

SUMARIO

1.   FRASE DEL MES…por Henry Ford.

2.  NOVEDADES – Noticias del Vicerrectorado para la Garantía de la Calidad.

3. PARA SABER MÁS…¿Conoces cuáles son los documentos que integran un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma ISO 9001?

4.  OBSERVATORIO DE BUENAS PRÁCTICAS…Staff Training Week.

5.  CALIDAD RESPONDE.

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1.      FRASE DEL MES:

 

“Calidad significa hacer lo correcto cuando nadie está mirando”.

Henry Ford. Fundador de la compañía Ford Motor Company

2.      NOVEDADES del Vicerrectorado para la Garantía de la Calidad:

Formación del profesorado:

• Se ha publicado la relación de personas admitidas en el Curso de Iniciación a la Docencia Universitaria (4ª edición), que comenzará el día 5 de septeimbre. El listado está disponible en el siguiente enlace:Más información

• Se ha publicado la resolución de la III Convocatoria de Apoyo a la Formación del Profesorado Principiante y Mejora de la Docencia (2011). En ella se han aprobado 21 programas formativos correspondientes a 16 centros de la Universidad de Granada. En estas acciones formativas, que comenzarán en septiembre de 2011, está previsto que participen 337 profesores. Más información 

Evaluación de Servicios:

• El pasado 19 de de julio de 2011, tuvo lugar el Acto de Firma de Contratos-Programa de todas las Unidades Funcionales de la Universidad de Granada. A dicho acto asistieron D. Andrés Navarro Galera, Gerente de la UGR, Dña. Mª José León Guerrero, Vicerrectora para la Garantía de la Calidad, y una representación de cada Unidad Funcional. Los Contratos-Programa firmados pueden ser consultados en la siguiente dirección web: Más información  

• En los meses de Abril, Mayo, Junio y Julio, han mantenido o renovado su certificado ISO 9001, las siguientes unidades de la Universidad de Granada:

­       Centros académicos.

­      Unidad Económica.

­       Unidad Central de Servicios.

­       Comedores Universitarios.

­       Servicios Jurídicos.

­       Archivo Universitario.

­       Asistencia al estudiante.

­       Secretaría general.

­       Becas.

­       Bibliotecas Universitarias.

3.      PARA SABER MÁS:

¿Sabes cuáles son los documentos que integran un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) basado en la Norma ISO 9001?

La Norma ISO 9001:2008, establece en su apartado 4.2. Requisitos de la documentación, “que la documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
a)       declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de calidad,
b)       un manual de calidad,
c)        los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional, y
d)       los documentos, incluidos los registros que la organización son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.”

 DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Política de Calidad:

Es un documento que establece el compromiso de la organización con la gestión de la calidad y la mejora continua de su actividad.

Normalmente esta Política de Calidad se hace pública, a través de la página Web o a través de un tablón de anuncios.

Objetivos de Calidad:

Periódicamente, cada organización debe establecer una serie de objetivos de calidad (el texto de la Norma ISO 9001 no establece ni un número mínimo ni un número máximo), orientados a planificar la mejora del servicio ofrecido.

Los Objetivos normalmente suelen definirse cada año (por lo que se podrían aprovechar las acciones de mejora de los Contratos-Programa). Deben ser medibles (a través de indicadores), y se debe realizar una revisión periódica para determinar si se están alcanzando los resultados esperados.

 

Manual de Calidad:

Documento base del SGC, en el que se explica la operación de la organización (sus procesos).

En la práctica, se hace referencia a los procedimientos que documentan dicha operación, y se incluye un Mapa de Procesos que describe de manera intuitiva la interacción entre ellos.

Procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:

La Norma ISO 9001 establece 6 procedimientos obligatorios (en el texto de la Norma ISO 9001 se identifican como “procedimiento documentado”), que deben estar presentes en todos los SGC:

• Control de Documentos.
• Control de Registros.
• Auditorías.
• Producto No Conforme.
• Acciones Preventivas.
• Acciones Correctivas.

En la práctica estos 6 procedimientos se combinan en sólo 3 procedimientos (Control de documentos y registros, Auditorías, Gestión de No Conformidades ,Acciones Correctivas y Preventivas).

Registros requeridos por la Norma ISO 9001:

La Norma ISO 9001 establece 21 registros obligatorios (aunque algunos de ellos pueden no ser de aplicación como por ejemplo: “Resultados de calibración y verificación”).

Algunos de los registros obligatorios son:

• Informe de revisión por la dirección.
• Competencia, toma de conciencia y formación.
• Informes de No Conformidad.
• Informes de Auditoría.

 Procedimientos e Instrucciones Técnicas operativas.

Estos documentos tienen como objeto documentar los procesos realizados por la organización, explicando ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? ¿Dónde? se realizan las tareas llevadas a cabo.

Cada organización diseña su SGC como estime conveniente. Se pueden utilizar 20 procedimientos menos extensos o 5 procedimientos más extensos, para documentar el mismo número de procesos.

La tendencia actual es documentar sólo lo imprescindible, de forma fácil e inteligible.

La diferencia entre Procedimiento e Instrucción es muy sutil. La Instrucción Técnica se suele utilizar para describir con detalle una tarea muy concreta (Ej: Verificación de una balanza en un laboratorio, Alteración de matrícula).

 

Registros operativos.

Identificar y controlar los registros generados en nuestra actividad es de vital importancia, es por ello que se hace referencia a ellos en los procedimientos o instrucciones técnicas.

De esa forma, si un nuevo compañero empieza a desempeñar una tarea revisando un procedimiento puede conocer los registros generados (solicitudes, datos en una aplicación informática, actas, etc…) y saber exactamente donde se custodian y el responsable de su archivo, optimizando de esa forma el tiempo empleado en la búsqueda de archivos.

Los registros son documentos que evidencian el desarrollo de una actividad, por lo que no necesariamente deben presentarse en formato papel, sino todo lo contrario, la tendencia actual es reducir el uso de papel utilizando los soportes electrónicos siempre que sea posible:

 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4.      OBSERVATORIO DE BUENAS PRÁCTICAS...Staff Training Week.

La Semana Internacional del PAS (Staff Training Week) es una iniciativa del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales y Cooperación al Desarrollo que tuvo origen durante el año 2010. En la primera edición que tuvo lugar en el mes de junio de 2010 participaron 37 personas de 14 universidades socias.

El objetivo principal de este programa es la transferencia de conocimiento y el intercambio de buenas prácticas entre compañeros de diferentes universidades europeas.

La UGR es una de las instituciones europeas más activas en la movilidad de estudiantes, profesorado y de personal de administración y servicios, de hecho, es la universidad con mayor movilidad de personal de administración y servicios a nivel nacional.

Sin embargo, las constantes visitas de colegas de otras universidades socias recibidas a lo largo de todo el año, aunque muy importantes y necesarias por todo lo bueno que aportan, suponían un continuo trastorno del trabajo diario, no solo del personal de la Oficina de Relaciones Internacionales sino de los compañeros de los distintos servicios que se encargaban de recibir y explicar a los visitantes el funcionamiento de la Universidad de Granada.

Por ese motivo, se decidió utilizar agrupar las visitas en una sola semana, además escogiendo una fecha no de máxima actividad en la mayoría de los servicios, pero con una organización cargada de múltiples visitas y talleres de trabajo.

Asimismo, se le da la oportunidad de participar en la Semana Internacional, a todos los componentes del PAS de la UGR, a través de presentaciones en sesiones plenarias, talleres de trabajo o mesas redondas.

Se pueden resumir por tanto los beneficios que aporta este programa:

• Intercambio de buenas prácticas con personal de universidades socias.
• Fomento del intercambio de ideas.
• Posibilidad de establecer contactos personales con trabajadores de otras universidades.
• Incrementar las capacidades sociales y lingüísticas del PAS.
• Fomento de la flexibilidad e iniciativa del PAS de la Universidad de Granada.
• Centralización de visitas.
• Aumentar la satisfacción de los visitantes extranjeros, al ofrecerle la ventaja no sólo de conocer personas de la UGR sino de múltiples universidades.
• Intercambio cultural.

La iniciativa ha resultado todo un éxito, durante el pasado mes de mayo se celebró la 2ª Edición de la Staff Training Week con un éxito de solicitud (alrededor de 90), de asistencia (51 personas de 13 países diferentes) y de participación de compañeros de la UGR, y ya se está pensando en las mejoras a introducir en la tercera edición.

5.     CALIDAD RESPONDE:

En esta sección puedes preguntar o plantear cuestiones relacionadas con la Gestión de la Calidad de tu Unidad.

Algunas de estas cuestiones se publicarán en el siguiente boletín

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